Digitalisierung unumgänglich

Spätestens mit Beginn der Covid-Pandemie im Jahr 2020 ist der Begriff hybrides Arbeiten für die meisten ein Begriff. Die Einstellung zur Arbeit hat sich verändert. Mitarbeitern sind flexible Arbeitszeitmodelle wichtig, sie wollen selbst entscheiden können, wann und wo sie arbeiten. 

Durch diese Veränderungen ergeben sich für Arbeitgeber neue Herausforderungen. Unter anderem müssen sie sich damit beschäftigen, wie flexible Arbeitszeiten umgesetzt werden können, wie Mitarbeiter auch remote in Teams zusammenarbeiten können und wie letztlich alle Prozesse und das tägliche Geschäft im komplett digitalen Umfeld umgesetzt werden können. 

Prozesse und tägliche Geschäft digitalisieren

Ausgelöst durch die Covid-Pandemie im Jahr 2020 standen viele Unternehmen plötzlich vor der Aufgabe, die Möglichkeit für Homeoffice zur Verfügung stellen zu müssen. Für die einen war dies kein Problem, da ohnehin bereits alle Prozesse digital abgelaufen sind. Für andere Unternehmen haben sich wiederum große Probleme und Herausforderungen ergeben.

Mittlerweile haben sich viele Unternehmen auf das hybride Arbeiten eingestellt. Größtenteils wird den Mitarbeitern freigestellt, ob sie vor Ort oder von zu Hause arbeiten möchten. Wer möchte, ist beispielsweise 2 Tage im Büro und 3 Tage pro Woche zu Hause.

Durch die Umstellung auf hybrides Arbeiten müssen alle Prozesse und Abläufe des täglichen Geschäfts digital ablaufen. Die Umstellung betrifft verschiedene Abteilungen im Unternehmen. Unter anderem ist der Personalbereich von der Umstellung betroffen. Unternehmen können spezielle Software nutzen, um Prozesse einheitlich und effektiv digital umzusetzen. 

Die Factorial Arbeitszeitverwaltung ermöglicht es, Arbeitszeiten und Pausen der Mitarbeiter digital zu erfassen und dadurch die Produktivität zu steigern. Über solche HR Software können viele Prozesse digitalisiert und von einem Ort aus verwaltet werden. Die Lohnkostenrechnung mit Factorial kann automatisiert und zentral von verschiedenen Mitarbeitern vor Ort oder mobil überwacht werden. 

Offene Bereiche für konzentriertes Arbeiten 

Die meisten Unternehmen sind vom 100 % Homeoffice-Modell abgekommen und bieten hybrides Arbeiten an. Dabei wird zwischen Büro und mobilem Arbeitsplatz gewechselt. Dabei zählt als Erfolgsfaktor, dass zur Verfügung stellen einer geeigneten Infrastruktur. Durch die Kollaborationslösungen wird das Modell Büro neu gedacht.

Für ein optimales Arbeitsumfeld sollten Unternehmen große und offene Bereiche für konzentriertes Arbeiten einplanen. Je nach Büro und Tätigkeit des Unternehmens können Call-Räume sinnvoll sein. Wer telefonieren muss, kann sich in einen der Call-Räume setzen und ungestört arbeiten. 

Förderung von menschlicher Interaktion 

In der modernen Arbeitswelt haben Mitarbeiter veränderte Ansprüche. Das Büro soll nicht nur ein Ort zum Arbeiten sein, sondern auch ein Raum für menschliche Interaktion. Es soll ein Umfeld geschaffen werden, in welchem sich Mitarbeiter austauschen können und eine kollaborative Atmosphäre geschaffen wird. 

Durch Yoga-Räume, Ruhe-Räume und Kaffee-Nischen wird den Mitarbeitern vermittelt, dass menschliche Interaktion willkommen ist. Im digitalen Raum können solche Interaktionen durch digitale Sportangebote und gemeinsame Kaffeepausen gefördert werden. 

In der Praxis kann das so ablaufen, dass jeden Tag eine 5 Minuten-Kaffeepause per Videokonferenz eingelegt wird. Nach der Mittagspause werden per Konferenz gemeinsam 10 Minuten Dehn- und Entspannungsübungen durchgeführt. Dadurch können Mitarbeiter vor Ort und Remote teilnehmen.

Es gibt verschiedene Ansätze, wie mobil arbeitende Mitarbeiter und Unternehmen zusammenfinden können. Ein gutes Beispiel für die Förderung von einem gemeinsamen Gedankenaustausch bietet das Vogtländische Unternehmerfrühstück, bei welchem sich regelmäßig Unternehmer treffen und in den gemeinsamen Austausch kommen. 

Entwicklung des Meetingraums der Zukunft 

Das hybride Arbeiten im Team setzt voraus, dass jeder über die gleichen Informationen verfügt und sich ausgetauscht wird. Im Unternehmensalltag spielen Meetingräume eine wichtige Rolle. Der Meetingraum der Zukunft muss sich neuen Anforderungen stellen und in die hybride Arbeitswelt integriert werden.

Konkret bedeutet dies, dass Unternehmen die Möglichkeit bieten, Mitarbeiter im Homeoffice und Mitarbeiter vor Ort im Meetingraum mit einzubinden. Dafür können moderne Lösungen wie Videostreams vom Meetingraum aus eingesetzt werden. Über Kameras und Lautsprecher sind mobile Teilnehmer mit ins Geschehen eingebunden.

Durch spezielle Software ist es möglich, Funktionen wie Live-Untertitel, Aufzeichnungen, Transkripte und anderes in das Meeting einzubinden. Das hybride Arbeiten wird durch solche Tools und Software erleichtert und die Zusammenarbeit gefördert.