Wie Unternehmer die Arbeitszeiterfassung richtig umsetzen

Digitale Programme für Arbeitszeiterfassung bieten Arbeitnehmern und Arbeitgebern viele Möglichkeiten, um langfristig von ihnen zu profitieren.

Seit 2019 besteht für Unternehmen innerhalb der EU eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Diese hat nach dem Maßstab aus Brüssel „verlässlich“, „objektiv“ und „leicht zugänglich“ zu sein. Das Gesetz ist dem Arbeitnehmerschutz verpflichtet, um eine Übervorteilung von Beschäftigten durch eine Nichtanrechnung geleisteter Arbeitsstunden zu verhindern.

Tatsächlich zeigt das Beispiel aus Deutschland, in dem nach Angaben von Statista 2022 nur 583 Millionen Überstunden bezahlt, aber 702 Millionen Überstunden nicht bezahlt wurden, den Bedarf einer solchen Regulierung an. Doch Arbeitgeber können ebenso von einer modernen Arbeitszeiterfassung profitieren. Wir zeigen, warum das so ist.

Arbeitnehmer profitierten nicht immer von der Zeiterfassung

Eine Arbeitszeiterfassung in Betrieben hat es natürlich schon lange vor dem Brüsseler Gesetz gegeben. Diese wurde durch Stundenzettel, Stechuhren oder mit der Einführung von Computern durch Excel-Tabellen realisiert. Anders als heute mit der digitalen Version (dazu mehr) diente diese Praxis eher den Interessen von Arbeitgebern, da diese sich auf die Arbeitskräfte ausschließlich disziplinierend auswirkte.

Zugleich blieben die erfassten Daten allesamt in den Händen der Firmenleitung, sodass die von Brüssel geforderte Transparenz fehlte, die Arbeitnehmern eine Handhabe gibt, im Falle nicht bezahlter Arbeitsstunden rechtlich gegen das Unternehmen vorzugehen.

Angesichts dieser Erfahrungen mit der Arbeitszeiterfassung sowie der Assoziation mit der wenig Sympathie erweckenden „Stechuhr“ sollte es wenig überraschen, dass die EuGH-Vorgabe bei Beschäftigten kaum Begeisterung entfacht. Doch auch sie profitieren, und ihre Perspektive wird in diesem Artikel ebenfalls berücksichtigt.

Die Vorteile der Zeiterfassung für Unternehmer

Digitale Lösungen sind naturgemäß komplexer als analoge Anwendungen. Entsprechend mehr Funktionen können in digitale Programme für Arbeitszeiterfassung integriert werden. Vorteilhaft ist zunächst die Möglichkeit der Echtzeitüberwachung von Arbeitsstunden, sodass Unternehmen die Auslastung der Schichtpläne live verfolgen und darüber entscheiden können, ob Interventionsbedarf besteht.

Weiterhin haben sie die Möglichkeit, die Schichten besser zu planen, sodass sie bei Bedarf kurzfristig Aufgaben delegieren können, damit spätere Schichten ausgelastet sind.

Moderne Softwarelösungen für Arbeitszeiterfassung bieten eine Verbindung mit Programmen für Lohnabrechnung an. Geleistete Arbeitszeiten werden automatisch synchronisiert und in das gewünschte Abrechnungsmodell umgewandelt. Außerdem gibt es Programme mit Funktionen für eine Selbstbeteiligung von Arbeitnehmern, zum Beispiel für Krankmeldungen und Urlaubswünsche, was wiederum die Leitungsebene entlastet.

Die Vorteile der Zeiterfassung für Arbeitnehmer

Arbeitnehmer haben durch die Brüsseler Vorgaben ihre geleisteten Arbeitsstunden immer im Blick und gewinnen dadurch an Transparenz und Sicherheit dazu. Beispielsweise verfügen sie bei einem Konflikt mit dem Arbeitgeber bezüglich der Lohnabrechnung über ein unbestechliches Beweismittel. Dazu passt, dass digitale Arbeitszeiterfassung zuverlässiger vonstattengeht, weil die Automatisierung der Arbeitszeiterfassung menschlichen Fehlern vorbeugt. Das System kann Beschäftigte bei der Urlaubsplanung unterstützen und schützt sie vor unzulässiger Mehrarbeit.

Die wichtigsten Kriterien für die Wahl der Softwarelösung

Bei der Wahl der Anwendungen für Arbeitszeiterfassung empfehlen wir vielseitige Programme, welche die Arbeitszeiterfassung mit anderen sinnvollen Prozessen wie Urlaubsplanung, HR-Management, Projekt-Management und Lohnabrechnung verknüpfen. In diesem Fall sollte die Kombilösung mit allen Arbeitszeitmodellen, die im Betrieb angewendet werden, kompatibel sein.

Je vielseitiger das Programm ist, desto mehr Möglichkeiten haben Unternehmer für die Ressourcensteuerung. So finden sich Softwarelösungen für Arbeitszeiterfassung, die nicht nur die Arbeitszeit erfassen, sondern auch Fehlzeiten, Krankheits- und Urlaubstage, Überstunden und Zuschläge erfassen. Manche haben sogar Arbeitszeitkonten für jeden Arbeitnehmer integriert.

Von Mehrwert sind Programme mit automatischer Compliance-Prüfung, da diese eine zeitintensive manuelle Prüfung ersparen und menschliche Ressourcen schonen. Das Programm sollte mit dem Anforderungsprofil übereinstimmen und eine Beteiligung durch Mitarbeiter unterstützen, was deren Verantwortungsgefühl stärkt und die Leitungsebene entlastet. Im Idealfall können sich Beschäftigte im Sinne von BYOC von jedem Standort und von jedem Endgerät aus in das System einloggen.

Ein Schub für die Zukunft

Die Investition in eine Softwarelösung für Arbeitszeiterfassung ist aufgrund der Brüsseler Vorgaben alternativlos. Um aus der Situation das Beste herauszuholen, benötigen Unternehmen eine moderne digitale Lösung, welche die Arbeitszeiterfassung sinnvoll mit anderen wichtigen Unternehmensprozessen verknüpft. Diese Vorgehensweise entspricht ohnehin dem Trend zur einheitlichen Softwarelösung zum Abbau von Silos und Dysbalancen. Diese Programme können die Voraussetzung dafür schaffen, dass Unternehmer ihre Humanressourcen sinnvoller einsetzen können und überhaupt mehr Steuerungsmöglichkeiten haben, um eine durchgängige Schichtauslastung zu erreichen.