Ein praktischer Leitfaden

Ein gutes Lastenheft zeichnet sich durch seine klare Strukturierung aus und ist eine Grundlage für den unternehmerischen Erfolg.
 Beim Lastenheft handelt es sich um die verbindliche Vereinbarung zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer. Es dient unter anderem der genauen Bestimmung der Anforderungen an ein Projekt, an ein Produkt oder eine Dienstleistung.

Der Aufbau und Inhalt eines klassischen Lastenheftes



Das Lastenheft ist seit Jahrzehnten elementar und obwohl sich heute alles digital abspielt, etwa beim ERP-Lastenheft erstellen, richten sich der Aufbau und die Elemente nach denen des traditionellen, analogen Lastenheftes. Das bedeutet, dass in einer Art Einleitung die Projekte, die Ziele und der zugrundeliegende Hintergrund erörtert werden. Damit sämtliche involvierten Parteien das Dargelegte verstehen, ist der beschreibende Text zumeist mit einer Definitionsklärung ausgestattet, schließlich gilt es Missverständnisse zu vermeiden.

Bestimmte Anforderungen an Lastenheft

An das Lastenheft werden bestimmten Anforderungen gestellt, die unbedingt einzuhalten sind. Die funktionalen Anforderungen werden von nicht funktionalen Anforderungen, die sich zumeist mit den Rahmenbedingungen und den Details beschäftigen, ergänzt. Jedes Projekt und dessen Ausführung haben natürlich auch Grenzen und auch diese gilt es im Lastenheft darzulegen. Zuletzt braucht es eine Auflistung der Abnahmebedingungen, die das Ziel des Auftrags markieren. Am einfachsten ist es für die Ersteller, wenn sich eine chronologische Abfolge des Projekts vorgestellt wird. An welche Bedingungen sind die einzelnen Schritte dabei gebunden? So ist es meistens möglich, das Lastenheft mit den entscheidenden Funktionen zu füllen.

Praktische Tipps zur Erstellung des Lastenheftes



Selbst, wenn ein Projekt langwierig und komplex sein sollte, profitiert ein Lastenheft von einer möglichst klaren und einfachen Sprache. Der Laie sollte grob den Umfang verstehen können. Vage Formulierungen entwickeln sich mitunter zu Streitpunkten, weshalb es entscheidend ist, sämtliche Stakeholder, also alle Beteiligten, bei der Erstellung des Lastenheftes und den darin gesammelten Formulierungen ins Boot zu holen.
Zur Übersicht trägt ebenfalls eine Unterteilung in Kapitel ein. Bei einem modernen ERP-Lastenheft, das an die Prozesse eines Unternehmens angepasst ist, ist das ohnehin der Fall, andernfalls hilft es, sich an der zuvor genannten Chronologie oder an den notwendigen Anforderungen zu orientieren.



Für eine gewisse Hierarchie innerhalb des Lastenheftes sorgt die Priorisierung. Nicht alle Elemente im Dokument sind gleich zu behandeln oder sind von ähnlicher Wichtigkeit. Parteien sind dazu aufgefordert, die Anforderungen so zu priorisieren, dass der Fokus auf dem Wesentlichen liegt. Das gibt bereits zu einem frühen Zeitpunkt einem Projekt die notwendige Struktur. Zuletzt ist noch darauf zu achten, dass das Lastenheft regelmäßig zurate gezogen wird. Das hilft, erneut den Fokus zu finden und kann bei Unklarheiten die Position einer der beteiligten Parteien stärken.



Je umfangreicher ein Auftrag ist, desto unverzichtbarer ist das Lastenheft. Es definiert nicht nur die Ziele und den Zeitrahmen, sondern minimiert das Risiko deutlich, etwa hinsichtlich der Kostenüberschreitung. Viele Unternehmen erkennen im Lastenheft immer deutlicher ein Hilfsmittel für die effiziente Kommunikation, da es während des gesamten Projekts, bis zur Übergabe oder der Abnahme als entscheidende Grundlage dient.



Das Lastenheft sorgt für klare Verhältnisse und es stellt den vertraglichen Rahmen verständlich und detailliert dar. Aufgelistet sind darin ebenfalls die Rechte und Pflichten der Beteiligten, weshalb der Erstellung dieses wichtigen Teilelements die nötige Aufmerksamkeit geschenkt werden muss.